会议管理制度

会议管理制度

第一章  总则

第一条  为进一步规范会议内容和程序，提高协会的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升协会服务水平，特制订本制度。

  第二章  会议要求

第二条  会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调协会内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

第三条  会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

第四条  讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。

第五条  严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

第六条   本制度适用于协会各部门的工作会议和专题会议，如会员代表大会、监事会、理事会、常务理事会、学术会议、研讨会、论坛、专题讨论会等。

第三章  协会各类会议及其安排

第七条  会员代表大会

1.会员代表大会是本会的最高权力机构，本团体的最高权力机构是会员代表大会，会员代表大会的职权是:

（一）制定和修改章程；

（二）选举和罢免理事、监事；

（三）审议理事会的工作报告和财务报告；

（四）审议监事会（或监事）的工作报告；

（五）制定和修改会费标准；

（六）决定终止事宜；

（七）决定其他重大事宜。

2.会员代表大会须有2/3以上的会员代表出席方能召开,其决议须经到会会员代表半数以上表决通过方能生效。制定和修改章程、会费标准等重大事项，须经到会会员代表2/3以上表决通过方能生效。

3.会员代表大会每届4年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报社团登记管理机关批准同意。延期换届最长不超过1年。

第八条  监事会

1.本会设立监事会，监事会任期与理事会任期相同，期满可以连任。监事会由3名监事组成。监事会设监事长1名，副监事长2名，由监事会推举产生。监事长和副监事长年龄不超过70周岁。

2.本会接受并支持委派监事的监督指导。

3.监事的选举和罢免：

（一）由会员代表大会选举产生；

（二）监事的罢免依照其产生程序。

4.本会的执行机构负责人、理事、常务理事和本会的财务管理人员不得兼任监事。

5.监事会行使下列职权：

    （一）列席理事会、常务理事会、会长办公会议，并对决议事项提出质询或建议；

（二）对理事、常务理事、执行机构负责人执行本会职务的行为进行监督，对严重违反本会章程或者会员代表大会决议的人员提出罢免建议；

（三）检查本会的财务情况，向会员代表大会报告监事会的工作和提出提案；

（四）对本会执行机构负责人、理事、常务理事、财务管理人员损害本会利益的行为，要求其及时予以纠正；

（五）向登记管理机关、党建工作机构、行业管理部门、以及税务、会计主管部门反映本会工作中存在的问题；

（六）决定其他应由监事会审议的事项。

    6.监事会每6个月至少召开1次会议。监事会会议须有2/3以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事1/2以上赞成票通过方为有效。

7.监事应当遵守有关法律法规和本会章程，忠实、勤勉履行职责。

8.监事可以对本会开展活动情况进行调查；必要时，可以聘请会计师事务所等协助其工作。监事行使职权所必需的费用，由本会承担。

第九条  理事会

1.理事会是会员代表大会的执行机构,在闭会期间领导本团体开展日常工作,对会会员代表大会负责。理事会的任期与会员代表大会相同。理事会的职权是:

（一）执行会员代表大会的决议;

（二）选举和罢免理事长、副理事长、秘书长和常务理事；

（三）筹备召开会员代表大会;

（四）向会员代表大会报告工作和财务状况;

（五）决定会员的吸收或除名;

（六）决定办事机构、分支机构、代表机构和实体机构的设立、变更和终止；

（七）决定秘书长、副秘书长、各机构主要负责人的聘任；

（八）领导本团体各机构开展工作；

（九）制定内部管理制度；

（ 十 ） 决定其他重大事项。

2.理事由会员代表大会选举产生，享有以下权利:

（一）理事会的选举权、被选举权和表决权；

（二）对本团体工作情况、财务情况、重大事项的知情权、建议权和监督权；

（三）参与制定内部管理制度，提出意见建议；

（四）向理事长或理事会提出召开临时会议的建议权。

3.理事应当遵守法律、法规和本章程的规定，忠实履行职责、维护本团体利益，并履行以下义务：

（一）出席理事会会议，执行理事会决议；

（二）谨慎、认真、勤勉、独立和正当行使被合法赋予的职权；

（三）不利用理事职权谋取不正当利益；

（四）不从事损害本团体合法利益的活动；

（五）不得泄露在任职期间所获得的涉及本团体的涉密信息，但法律、法规另有规定的除外;

（六）接受监事对其履行职责的合法监督和合理建议。

4.理事会须有2/3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2/3以上表决通过方能生效。

5.理事会每年至少召开一次会议；情况特殊的，也可采用通讯形式召开。涉及改选换届、人、财、物等重大事项决议的理事会会议，不得以通讯方式召开。

第十条  常务理事会

1.本团体设立常务理事会。常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会职权的第一、三、五、六、七、八、九项的职权，对理事会负责。常务理事人数不超过理事人数的1／3。

2.常务理事会须有2/3以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事2/3以上表决通过方能生效。

3.常务理事会至少半年召开一次会议；情况特殊的也可采用通讯形式召开。涉及人、财、物等重大事项决议的常务理事会会议，不得以通讯方式召开。

第十一条  学术会议、研讨会、专题会

学术会议、研讨会、专题会是以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题，具有国际性、权威性、高知识性、高互动性等特点，由于学术会议是一种交流的，互动的会议，因此要求参会者将自己的研究成果以学术展板的形式展示出来，使得互动交流更加直观、效果更好。

第四章    会议准备

　　第十二条  会议通知遵照以下规定：

1、协会会议按照“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知：

　　2、会议通知期一般应提前一天以上通知，对象为与会人和会务服务提供部门；

　　3、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

第十三条  会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；

第五章  会议组织

　   第十四条  会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则

　  第十五条  会议主持人须遵守以下规定：

　　1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

　　2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

　　3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

　　4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

　　5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

　　第十六条  参会人员须遵守以下规定：

　　1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到；

　　2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

　　4、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；

　　5、做好本人的会议纪录。

　　第七章  会议记录

　　第十七条  协会各类会议均应进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：

1、做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

　  2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

3、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。

第八章  会议跟进

　　第十八条  会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，服从主持人指定；

第十九条  会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

第二十条  部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第九章  管理权责

第二十一条  秘书处负责协会会议的统筹协调及本制度的执行监督。

第二十二条  会议主办部门负责会议的组织工作。

第二十三条  迟到、早退、缺席

　　1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

　　2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

第十章  附则

第二十四条  本制度由秘书处负责解释。

第二十五条  凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。

第二十六条  本制度自颁布之日起执行。